بازخوردهای مدیریتی چه نقشی در کسب و کار داشته و چگونه بازخوردهایی موثر ارائه کنیم؟

بازخوردهای مدیریتی یکی از بهترین ابزارها برای مدیران در محیط های کاری هستند. مدیران از این بازخوردها می توانند برای تغییر رفتار و ایجاد انگیزه کردن برای آموختن در کارکنان خود به منظور بهبود عملکرد استفاده کنند.

ارائه این بازخوردهای مدیریتی برای کارکنان فرصتی جهت توسعه و رشد شغلی فراهم می آورد.

علی رغم تأثیرات مثبت این بازخوردها، مدیران اغلب به کارکنان خود بازخورد نمی دهند و به این ترتیب مرتکب یکی از متداول ترین اشتباهات مدیریتی در فضاهای کاری می شوند. بعضاً مشاهده می شود که کارمندی علی رغم تمام قابلیت ها و این که کلیت کار خود را به خوبی انجام می دهد، بخشی از کار را به طرزی اشتباه و نامناسب پیش می برد. در این مواقع عدم دادن بازخورد به آن کارمند از سوی مدیر می تواند تأثیر منفی بر روی فعالیت های شرکت گذارد.

در فرآیند افزایش کارایی شرکت، بازخوردهای منظمی که از جانب مدیریت ارائه می شوند نقش حیاتی را ایفا می کنند. کارکنان شرکت تمایل دارند تا از نحوه عملکرد خود اطلاع داشته باشند. بازخورد های مثبتی که به جا ارائه شوند می توانند انرژی زیادی به کارکنان دهند. عدم ارائه بازخورد و یا تعداد کم آن ها نیز می تواند سبب کاهش انگیزه های افراد شود.

بازخوردهای مدیریتی یکی از موثرترین ابزارهای مدیریتی
بازخوردهای مدیریتی یکی از موثرترین ابزارهای مدیریتی

دادن بازخورد یکی از حیاتی ترین وظایف مدیریتی به حساب می آید. نحوه ارائه بازخورد نیز می تواند در افزایش اثر بخشی آن موثر باشد. با وجود اهمیت دادن بازخورد از جانب مدیریت، در اغلب موارد این بازخوردها به صورتی غیر حرفه ای و نامناسب ارائه می شوند. این بازخوردهای نامناسب یا بیشتر جنبه احساسی دارند و کمتر به مسائل مربوط به کسب و کار مربوط بوده و یا فاقد ارزش و نظری مشخص هستند. باید در نظر گرفت که ارائه بازخورد احساسات زیادی را هم از جانب ارائه دهنده (مدیر) و هم از جانب دریافت کننده (کارمند) بر می انگیزد.

بازخوردها برای این که موثر واقع شوند می بایست ویژگی های زیر را دارا باشند:

۱بازخوردهای مدیریتی می بایست واضح باشند

بازخوردها می بایست به صورتی واضح بر اهداف کسب و کار تمرکز داشته باشند. مثلاً جمله «شما کارهای زیادی را انجام می دهید که من را آزار می دهد» برای کارمند واضح نیست. دقیقاً چه کارهایی سبب آزار می شوند و چرا این کارها شما را آزار می دهند. از همه مهم تر این جمله بیشتر جنبه احساسی و شخصی داشته و بر اهداف کسب و کار متمرکز نیستند.

از سوی دیگر، حمله کردن به شخصیت افراد هیچ گاه موثر نبوده و در آن ها انگیزه ای برای تغییر ایجاد نخواهد کرد.

۲بازخوردها می بایست در زمان مناسب و به صورت مرتب ارائه شوند

یکی از عواملی که اثربخشی بازخوردها را افزایش می دهند، بیان آن ها در فاصله زمانی کمی از زمان وقوع فعالیت است. فرض کنید یکی از کارمندان محصول جدیدی را توسعه دهد، اگر بخواهید چهار ماه بعد به او بازخورد ارائه کنید، این بازخورد چه میزان موثر خواهد بود؟

نکته دیگر ارائه این بازخوردها به صورت مرتب و در فرآیندی ممتد است. صبر کردن برای ارائه بازخورد در ارزشیابی پایان سال کارکنان یکی از بزرگ ترین اشتباهات مدیریتی است. بازخورد دادن در این زمان پاسخ مناسبی را به همراه نداشته و اثربخش نخواهد بود.

به عنوان یک مدیر بازخورد دادن را امتحان کنید تا به صورت عادت در شما نهادینه شود. از عملکرد خوب کارکنان خود بلافاصله قدردانی کنید و اگر نیاز است تا در رابطه با عملکرد بد آن ها بازخوردی ارائه کنید، ظرف ۲۴ ساعت این کار را انجام دهید.

۳بازخوردهای مدیریتی می بایست دارای بار معنایی باشند

بیان محتوی مناسب و دقیق بیان کردن بازخوردها می تواند اثربخشی پیام ها و بازخوردهای مدیریتی را افزایش دهد.

در ارائه بازخورد این موارد رارعایت کنید:

رفتار یا رویدادی خاص

هیچ گاه از کلمه هایی مانند تو همواره و یا تو هرگز در ارائه بازخوردهای خود استفاده نکنید. صرفاً در مورد یک رویداد و یا رفتار خاص با کارکنان خود صحبت کنید و جملات کلی به کار نبرید.

    • اثر آن رفتار یا رویداد خاص

اشاره کنید که چگونه رویداد یا رفتاری که از آن صحبت می کنید سبب شده است تا شما، تیم یا کسب و کارتان با مشکل مواجه شود

    • چه انتظاری از کارمند خود دارید

عنوان کنید که تمایل دارید که چه رفتاری جایگزین رفتار فعلی شده و چه فرآیندی به صورت متفاوت انجام شود. توجه داشته باشید که هیچ فردی نمی تواند آن چه در مغز شما در حال جریان است را بخواند. به صورت واضحی آن چه در ذهن دارید را عنوان کنید و بگویید چه چیزی می بایست تغییر کند.

۴بازخوردهای مدیریتی می بایست بر روی نتایج کسب و کاری تمرکز داشته باشند

ارائه بازخوردها به منظور دست یابی به اهداف خاصی انجام می شوند. این اهداف می توانند افزایش فروش، پرورش استعدادها، ارتقاء کارکنان و یا ارتقاء خدمات شرکت باشند. اگر بازخوردهای مدیریتی را به منظور دست یابی به یکی از اهداف کسب و کار ارائه کنید، فرصتی برای حل مشکل قلمداد خواهند شد و جنبه انتقاد کردن نخواهند داشت.

مونا مظاهری

دانش آموخته رشته MBA با گرایش Multimedia Marketing از دانشگاه MMU بوده و در حال حاضر به عنوان مشاور مارکتینگ و برندینگ مشغول به فعالیت هستم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

error: Content is protected !!